1. De Covid-19 pandemie heeft tot gevolg dat vennootschappen en verenigingen geconfronteerd worden met praktische moeilijkheden om algemene vergaderingen en raden van bestuur volgens de gebruikelijke regels te houden, zonder de veiligheidsmaatregelen ter bestrijding van het Covid-19 virus te overtreden.
In onze nieuwsbrief van 31 maart 2020 berichtten wij reeds dat er een Koninklijk besluit in de pijplijn zat ter invoering van een aantal versoepelingen en opties die vennootschappen en verenigingen de nodige flexibiliteit zouden moeten verschaffen voor het organiseren van algemene vergaderingen en raden van bestuur, zonder de rechten van aandeelhouders en leden (in het bijzonder hun stem- en vraagrechten) uit het oog te verliezen.
Ondertussen werd dit aangekondigde KB op 9 april 2020 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De vennootschaps- en verenigingsrechtelijke maatregelen in dit besluit zijn van toepassing op vergaderingen van iedere rechtspersoon, met in begrip van rechtspersonen die in het leven zijn geroepen door een bijzondere wet of reglement, die:
- tussen 1 maart en 3 mei worden bijeengeroepen (ook indien de vergadering zelf plaats zou vinden na 3 mei);
- tussen 9 april en 3 mei moeten worden gehouden;
- tussen 1 maart en 9 april hadden moeten zijn gehouden op grond van een wettelijke of statutaire regel, maar die niet gehouden zijn.
Voorafgaandelijk dient evenwel benadrukt te worden dat de opties in het KB facultatief zijn en vennootschappen en verenigingen steeds vrij blijven om de gebruikelijke regeling van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het “WVV”) te volgen indien zij dit passender achten, uiteraard onverminderd de overige te respecteren overheidsbeperkingen in het licht van de coronacrisis. Zo kunnen aandeelhouders van CV’s, BV’s en NV’s trouwens ook nog steeds overeenkomstig het WVV eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van diegene die bij authentieke akte moeten worden verleden. Voor kleine vennootschappen zal dit vaak de meest efficiënte oplossing zijn.
2. Wat betreft algemene vergaderingen (zowel gewone, bijzondere als buitengewone algemene vergaderingen) bestaat de eerste optie erin om de algemene vergaderingen te laten doorgaan, met een aantal modaliteiten.
Daarbij heeft het bestuursorgaan meer concreet de mogelijkheid om, zelfs zonder enige statutaire machtiging, de deelnemers te verplichten om vóór de algemene vergadering:
- op afstand te stemmen (via een stemformulier dat het bestuursorgaan ter beschikking stelt of via een website beschikbaar is), en/of
- volmacht te verlenen met specifieke steminstructies aan een door het bestuursorgaan aangeduide persoon.
Wanneer gebruik gemaakt wordt van deze maatregelen kan het bestuursorgaan verder nog beslissen tot een aantal bijkomende maatregelen:
- Het verbieden van elke fysieke aanwezigheid van aandeelhouders, leden of andere personen die het recht hebben de algemene vergadering bij te wonen of van hun lasthebbers, met uitzondering van de leden van het bureau van de algemene vergadering, de leden van het bestuursorgaan, de commissaris en de persoon aan wie in voorkomend geval een volmacht werd gegeven. Dit laat toe om, indien nodig, de vergadering te houden met één enkele volmachthouder.
Het bestuursorgaan kan een elektronisch communicatiemiddel, zoals videoconferentie, ter beschikking stellen aan de aandeelhouders of de leden om de algemene vergadering te kunnen meevolgen.
- Het opleggen dat vragen enkel schriftelijk kunnen worden gesteld, desgevallend tot de vierde dag vóór de vergadering. In dat geval dient het bestuursorgaan de vragen ofwel (i) schriftelijk te beantwoorden (ten laatste op de dag van de vergadering, maar vóór de stemming), ofwel (ii) mondeling te beantwoorden indien de vergadering ook via elektronische communicatiemiddelen kan gevolgd worden.
Bepaalde beslissingen van de algemene vergadering, zoals bv. een statutenwijziging, moeten bij authentieke akte worden vastgesteld en vereisen bijgevolg de tussenkomst van een notaris. In dat geval volstaat het dat ofwel één daartoe gemachtigd lid van het bestuursorgaan ofwel de volmachthouder (indien het bestuursorgaan voor de hierboven omschreven optie van een volmachthouder heeft gekozen) fysiek verschijnt voor de notaris.
Indien het bestuursorgaan op 9 april 2020 reeds de bijeenroeping van de algemene vergadering had verstuurd, kan het bestuursorgaan deze bijeenroeping nog wijzigen om de maatregelen van het KB toe te passen, zonder dat de bijeenroepings- en deelnemingsformaliteiten opnieuw moeten worden toegepast.
3. De tweede optie bestaat erin om de algemene vergadering uit te stellen tot de toestand terug is genormaliseerd. Ook dit is toegelaten als de vergadering reeds op 9 april 2020 was bijeengeroepen. De deelnemers en leden dienen daarover tijdig geïnformeerd te worden en er zal onder meer een nieuwe bijeenroeping moeten gebeuren.
Om deze optie praktisch mogelijk te maken krijgen vennootschappen en verenigingen een uitstel van 10 weken voor een aantal dwingende wettelijke termijnen, zoals de verplichting om de algemene vergadering binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of nog, de verplichting de jaarrekening binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar samen met een aantal andere stukken bij de NBB neer te leggen. Concreet houdt dit voor de meeste vennootschappen en verenigingen (waarvoor het boekjaar eindigt op 31/12) in dat de jaarvergadering pas op 8 september 2020 moet worden gehouden in plaats van op 30 juni 2020.
4. Wat betreft vergaderingen van bestuursorganen voorziet het KB dat deze kunnen plaatsvinden via een elektronische communicatie die discussie toelaat. Dit kan dus bvb. gaan om conference calls of video conferences.
Heeft u vragen over organisatie van de algemene vergadering van uw vennootschap of vereniging? Contacteer Portelio voor meer info.
