I. Identificatie cliënt
Ondergetekende,
Rechtsvorm (indien van toepassing)
Naam
Maatschappelijke zetel of domicilieadres
KBO nummer (indien van toepassing)
BTW nummer (indien van toepassing)
Vertegenwoordigd door
Naam
Functie
Hierna de “Cliënt” genoemd.
AANVAARDT DAT ONDERSTAANDE ALGEMENE VOORWAARDEN, VOOR DE DUUR DAARIN BEPAALD, VAN TOEPASSING ZIJN OP ELKE SAMENWERKING TUSSEN DE CLIENT EN PORTELIO ADVOCATEN BV
II. Identificatie BV Portelio Advocaten
“Portelio Advocaten” is een burgerlijke vennootschap met de handelsvorm van een besloten vennootschap, met zetel en met kantoor te B-9000 GENT, Rijsenbergstraat 148, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, met ondernemingsnummer 0537.590.529 en met btw-nummer BTW BE 0537.590.529, en met bijkomende vestigingseenheid te B-2000 ANTWERPEN, Napelsstraat 2.
Contactgegevens kantoor Gent
T 0032 (0)9 243 88 00
F 0032 (0)9 243 88 01
Contactgegevens kantoor Antwerpen
T 0032 (0)3 203 01 04
F 0032 (0)3 203 01 24
Informatie aangaande de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van BV PORTELIO ADVOCATEN is terug te vinden in onderstaande Algemene Voorwaarden.
Naar BV PORTELIO ADVOCATEN wordt hierna kortweg verwezen als “Portelio Advocaten”.
III. Algemene voorwaarden
1. Toepassingsgebied
1. Uitsluitend deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke dienstverlening door Portelio Advocaten aan de Cliënt. De Cliënt erkent en aanvaardt dat de toepassing van zijn eigen algemene voorwaarden integraal wordt uitgesloten. Bijlagen bij deze algemene overeenkomst maken integraal deel uit van de overeenkomst met de Cliënt.
2. Afspraken die zouden afwijken van één of meer bedingen van deze algemene voorwaarden moeten uitdrukkelijk schriftelijk, met handtekening van een van de vennoten van Portelio Advocaten, overeengekomen zijn en zullen enkel het beding of de bedingen vervangen waarvan zij afwijken. De overige bedingen blijven onverkort van toepassing.
3. De advocaten verbonden aan Portelio Advocaten leveren hun diensten in naam en voor rekening van Portelio Advocaten. Portelio Advocaten is de enige contractspartij van de Cliënt voor iedere dienstverlening uitgevoerd door haar advocaten-vennoten, advocaten-medewerkers, advocaten-stagiairs en aangestelden.
2. Voorwerp van de samenwerking
1. De dienstverlening van Portelio Advocaten kan onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij een onderhandeling, bijstand bij een procedure, optreden als (bijzonder) lasthebber.
De Cliënt gaat akkoord dat het precieze voorwerp van de dienstverlening en de eventuele aanpassing/uitbreiding ervan vormvrij kan worden vastgelegd en onder meer kan blijken uit correspondentie, uit de (zelfs stilzwijgende) aanvaarding van prestaties of de betaling van facturen.
2. Tenzij uit de aard van de betreffende opdracht zonder enige mogelijke twijfel blijkt dat het om een resultaatsverbintenis gaat dan wel dit uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen werd, zijn de verbintenissen van Portelio Advocaten inspanningsverbintenissen.
3. Interne taakverdeling
Tenzij de Cliënt zich hiertegen uitdrukkelijk verzet, kan Portelio Advocaten naar eigen inzicht dossiers of bepaalde aspecten ervan intern verdelen of herverdelen onder haar advocaten.
4. Informatie en instructies
1. De Cliënt verstrekt aan Portelio Advocaten, zowel bij de aanvang van de overeenkomst als tijdens de duur ervan, desgevallend op verzoek van Portelio Advocaten, stipt alle informatie die vereist is om de optimale uitvoering van haar dienstverlening mogelijk te maken. Portelio Advocaten is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of ontijdige communicatie door de Cliënt.
2. Indien Portelio Advocaten in een dossier de belangen van meerdere Cliënten behartigt, mag zij ervan uitgaan dat deze Cliënten elkaar onderling vertegenwoordigen, in het bijzonder wat betreft de uitwisseling van informatie, het geven van goedkeuring aan ontwerpteksten en het geven van goedkeuring voor bepaalde handelingen.
3. Indien de Cliënt per e-mail correspondeert, geldt een instructie enkel als ontvangen indien Portelio Advocaten een uitdrukkelijke ontvangstbevestiging stuurt.
5. Beroep op derden
1. Indien het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is dat een beroep gedaan wordt op een gerechtsdeurwaarder of een vertaler, laat de Cliënt de keuze daarvan aan Portelio Advocaten. Hetzelfde geldt voor het uitvoeren van eenvoudige taken (neerleggen van een procedureakte, verschijnen op een (inleidings)zitting, …) door een plaatselijke advocaat.
2. Indien het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is dat een beroep gedaan wordt op andere derden, zoals (buitenlandse) advocaten, notarissen, accountants, revisoren of deskundigen, worden deze gekozen in overleg met de Cliënt.
3. De inschakeling van derden gebeurt in naam en voor rekening van de Cliënt, die geacht wordt rechtstreeks met deze derden te hebben gecontracteerd. De honoraria en kosten / vergoedingen van deze derden zijn integraal ten laste van de Cliënt en zullen in de regel rechtstreeks door de Cliënt betaald moeten worden aan deze derden. Indien zij door Portelio Advocaten voorgeschoten zouden worden, zullen zij worden doorgerekend aan de Cliënt.
6. Vergoeding
1. Portelio Advocaten zal haar werkzaamheden, kantoorkosten, doorberekende kosten en voorgeschoten kosten periodiek (normaal maandelijks of naarmate de werkzaamheden in een dossier vorderen en alleszins op de tijdstippen die voorgeschreven zijn door de btw-wetgeving) aanrekenen aan de Cliënt d.m.v. een factuur.
2. Het verschuldigde bedrag van de factuur wordt opgesplitst in de volgende posten: (1) erelonen (honoraria), (2) administratiekosten en (3) voorgeschoten kosten.
3. Tenzij anders overeengekomen werd, worden de verrichte werkzaamheden onder de post honoraria aangerekend op basis een uurtarief.
De basisuurtarieven die door Portelio Advocaten gehanteerd worden zijn de volgende:
- advocaat-vennoot: EUR 165,- tot EUR 250,- exclusief btw (d.i. EUR 199,65 tot EUR 302,50 inclusief 21% btw);
- advocaat-medewerker: EUR 140,- tot EUR 165,- exclusief btw (d.i. EUR 169,40 - tot EUR 199,65 inclusief 21% btw);
- advocaat-stagiair: EUR 100,- tot EUR 140,- exclusief btw (d.i. EUR 121,- tot EUR 169,40 inclusief 21% btw).
De Cliënt kan het actuele statuut van iedere advocaat verbonden aan Portelio Advocaten – dat doorheen de tijd kan evolueren – steeds terugvinden op de website van Portelio Advocaten. Aldus kan het basisuurtarief dat voor een bepaalde advocaat bij het verrichten van werkzaamheden wordt gehanteerd, evolueren tijdens de looptijd van de overeenkomst tussen de Cliënt en Portelio Advocaten.
Portelio Advocaten mag dit basisuurtarief aanpassen in functie van de aard van de zaak, de inzet van de zaak, de moeilijkheidsgraad van de zaak, de ervaring van de behandelende advocaat en het dringend karakter van de opdracht. Ingeval de zaak met een gunstig resultaat wordt afgehandeld, heeft Portelio Advocaten het recht om een succesfee in rekening te brengen.
4. Onverminderd de aanrekening van honoraria, worden onder de post administratiekosten de kosten voor de opening van het dossier, dactylografiekosten, afdruk- en kopiekosten, verzendingskosten, telefoniekosten en diverse kantoorkosten aangerekend. De kantoorkosten worden forfaitair aangerekend op basis van acht (8) procent van de aangerekende honoraria. Verplaatsingskosten worden afzonderlijk aangerekend.
5. Portelio Advocaten en de Cliënt kunnen onderling schriftelijk – bijvoorbeeld voor incassozaken, onbetwiste zaken en eenvoudigere zaken – andere formules voor de berekening van de honoraria en de administratiekosten overeenkomen.
6. Alle vermelde bedragen zijn, tenzij anders aangegeven, exclusief btw en nog te vermeerderen met het toepasselijke btw-percentage, dat actueel 21% bedraagt.
7. Portelio Advocaten behoudt zich het recht voor om aan de Cliënt voor de aanvang van en in de loop van haar werkzaamheden een voorschot te vragen d.m.v. een voorschotfactuur en om pas haar werkzaamheden aan te vatten respectievelijk voort te zetten of kosten voor te schieten na de betaling ervan. Een voorschot is een forfaitair bedrag dat de Cliënt aan Portelio Advocaten moet betalen voorafgaand aan een gedetailleerde tussentijdse factuur of eindfactuur. In de afrekening wordt rekening gehouden met de reeds aangerekende voorschotten.
8. Indien de Cliënt niet akkoord gaat met een factuur dient hij deze binnen de vijftien dagen na de dagtekening ervan schriftelijk en gemotiveerd te protesteren.
9. Tenzij anders overeengekomen werd, zijn alle facturen betaalbaar binnen dertig dagen na de dagtekening ervan. Indien een factuur (voorschotfactuur, tussentijdse factuur of eindfactuur) geheel of gedeeltelijk niet tijdig betaald wordt, heeft Portelio Advocaten, zonder de Cliënt voorafgaand in gebreke te moeten stellen, het recht om moratoire interesten aan een interestvoet van 10% per jaar aan te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur tot op de datum van volledige betaling, alsook het recht om een forfaitaire schadevergoeding van 10% op de openstaande hoofdsom aan te rekenen, onverminderd haar recht op de gerechtskosten (inclusief de toepasselijke rechtsplegingsvergoeding), voor het geval een gerechtelijke invordering noodzakelijk zou zijn. Tevens heeft Portelio Advocaten in dit geval zonder ingebrekestelling het recht hetzij om de uitvoering van haar werkzaamheden te schorsen tot op het ogenblik dat alle verschuldigde bedragen integraal betaald zijn, hetzij om de overeenkomst met de Cliënt met onmiddellijke ingang (d.i. zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst) te ontbinden lastens de Cliënt. Portelio Advocaten is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de schorsing van haar werkzaamheden of de beëindiging van haar overeenkomst met de Cliënt.
10. Indien Portelio Advocaten in een zaak de belangen van meerdere Cliënten behartigt, zijn al deze Cliënten hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling van de facturen die betrekking hebben op deze zaak (desgevallend vermeerderd met de aanhorigheden vermeld in §9 en alle invorderingskosten), en dit ongeacht aan welke Cliënt Portelio Advocaten haar factuur heeft opgemaakt.
11. De plaats van betaling is op de zetel van Portelio Advocaten.
7. Derdengelden
1. Portelio Advocaten stort alle bedragen die zij voor rekening van de Cliënt ontvangt binnen de kortst mogelijke tijd door aan de Cliënt. Indien Portelio Advocaten een bedrag niet onmiddellijk kan doorstorten, brengt zij de Cliënt op de hoogte van de ontvangst van het bedrag en de reden waarom het bedrag niet wordt doorgestort.
2. Portelio Advocaten mag op de bedragen die zij ontvangt voor rekening van de Cliënt sommen inhouden tot dekking van de bedragen die de Cliënt aan haar verschuldigd is (ook al zouden die nog niet opeisbaar zijn). Zij brengt de Cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte.
3. Portelio Advocaten stort alle bedragen die zij van de Cliënt ontvangt voor rekening van derden onmiddellijk door aan deze derden.
8. Aansprakelijkheid
1. In geval van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de dienstverlening van Portelio Advocaten (daarin begrepen beroepsfouten van de advocaten verbonden aan Portelio Advocaten) kan de Cliënt uitsluitend Portelio Advocaten aansprakelijk stellen, maar niet de vennoten van Portelio Advocaten, de mandatarissen van Portelio Advocaten, de aangestelden van Portelio Advocaten en / of de advocaten verbonden aan Portelio Advocaten.
2. Portelio Advocaten kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke tekortkomingen van derden (daarin begrepen advocaten die niet verbonden zijn aan Portelio Advocaten) die door haar worden ingeschakeld, zelfs niet indien deze derden hun vergoeding / honoraria en kosten aan Portelio Advocaten zouden aanrekenen en / of deze derden als een onderaannemer van Portelio Advocaten aangezien zouden worden.
3. Portelio Advocaten en de advocaten verbonden aan Portelio Advocaten zijn individueel verzekerd voor hun beroepsaansprakelijkheid d.m.v. een door de Orde van Vlaamse Balies onderschreven collectieve polis “burgerlijke beroepsaansprakelijkheid van advocaten” – eerste rang, op dit ogenblik bij Amlin Insurance se (leidende verzekeraar – aandeel 70%), Zurich Insurance plc, Belgium Branch (medeverzekeraar – aandeel 25%) en KBC Verzekeringen nv (medeverzekeraar – aandeel 5%) (makelaar: Vanbreda Risk & Benefits nv, B‑2140 Borgerhout (Antwerpen), Plantin en Moretuslei 297).
4. De tussenkomst van de verzekeraar – onder de specifieke modaliteiten van de onderschreven verzekeringspolis – bedraagt in beginsel maximaal € 2.500.000,‑ per schadegeval.
Portelio Advocaten verwijst voor wat betreft de specifieke voorwaarden van de verzekeringsdekking naar de tekst van de onderschreven verzekeringsovereenkomst, die prevaleert op de voorgaande samenvatting. Een afschrift van deze verzekeringsovereenkomsten wordt op verzoek van de Cliënt kosteloos aan hem ter beschikking gesteld.
5. De beroepsaansprakelijkheid van Portelio Advocaten (met inbegrip van haar advocaten en aangestelden) is (ongeacht de zwaarte van de tekortkoming) beperkt tot het bedrag waarvoor zij verzekeringsdekking geniet. De Cliënt kan aldus geen aanspraak maken op een schadevergoeding (in hoofdsom, interesten en kosten) die groter is dan het bedrag dat door de verzekeraar van Portelio Advocaten daadwerkelijk wordt uitgekeerd voor het schadegeval, vermeerderd met de gebeurlijke vrijstelling die de verzekeraar krachtens de verzekeringsovereenkomst ingehouden heeft.
De beroepsaansprakelijkheid van Portelio Advocaten (met inbegrip van haar advocaten en aangestelden) voor iedere schade als gevolg van een haar toerekenbare tekortkoming waarvoor zij geen verzekeringsdekking zou genieten, is (ongeacht de zwaarte van de tekortkoming) beperkt tot het bedrag van € 25.000,‑ per schadegeval.
Voormelde beperkingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing in geval van opzet van Portelio Advocaten en/of haar advocaten.
6. De Cliënt vindt de in de §§3 en 4 beschreven verzekering voldoende. Indien de Cliënt evenwel wenst dat Portelio Advocaten en haar advocaten een aanvullende verzekering afsluiten, dienen Portelio Advocaten en de Cliënt hieromtrent vooraf een overeenkomst af te sluiten. Behoudens andersluidende overeenkomst zal de premie voor deze aanvullende verzekering ten laste vallen van de Cliënt en aan hem worden doorgerekend.
9. Intellectuele eigendomsrechten
Het is de Cliënt niet toegestaan om de door Portelio Advocaten gemaakte adviezen, nota’s, contracten, processtukken, documenten en alle andere intellectuele werkzaamheden ongeacht in welke vorm, zonder haar voorafgaande schriftelijke toestemming, zelf of met behulp van derden te verveelvoudigen, openbaar te maken of op welke wijze ook te gebruiken, anders dan in het kader van de aan Portelio Advocaten toegekende opdracht.
10. Duur en Beëindiging
1. Huidige overeenkomst blijft, als raamovereenkomst, van kracht tot deze door de Cliënt of Portelio Advocaten wordt beëindigd en zal, in die periode, van toepassing zijn op elke vorm van samenwerking tussen de Cliënt en Portelio Advocaten
2. Zowel de Cliënt als Portelio Advocaten hebben het recht om de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder motivering te beëindigen. Ingeval de Cliënt een consument is in de zin van het Wetboek van Economisch Recht kan Portelio Advocaten de overeenkomst slechts beëindigen met inachtneming van een opzeggingstermijn van minstens twee weken (onverminderd het recht van Portelio Advocaten om haar werkzaamheden in de tussentijd te schorsen, mocht de Cliënt in gebreke zijn, of om de overeenkomst te doen ontbinden wegens ernstige wanprestatie).
De opzegging moet schriftelijk gebeuren.
De Cliënt is verplicht om alle werkzaamheden en kosten tot op de datum van beëindiging van de overeenkomst te voldoen. Portelio Advocaten maakt een eindfactuur op en bezorgt deze aan de Cliënt.
3. Portelio Advocaten is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de regelmatige beëindiging van haar overeenkomst met de Cliënt.
11. Archivering
Portelio Advocaten archiveert na beëindiging van elke opdracht het dossier en bewaart dit vervolgens voor een periode van vijf jaar. Originele documenten kunnen aan de Cliënt terugbezorgd worden en dienen desgevallend door hem gearchiveerd te worden. Na voormelde periode van vijf jaar wordt het dossier definitief vernietigd.
12. Verwerking van persoonsgegevens
1. Portelio Advocaten draagt zorg voor uw privacy en handelt hierbij steeds in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Portelio Advocaten is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de Cliënt. Zij bepaalt immers het doel en de middelen van de verwerking. Voor meer inlichtingen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u onze privacy policy raadplegen op onze website via: https://www.portelio.be/nl/privacy-cookie-policy.
2. Als verwerkingsverantwoordelijke sluit Portelio Advocaten met haar verwerkers overeenkomsten af in de zin van artikel 28.3 van EU Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (“AVG”).
3. Enkel voor (het onderdeel van) de verwerking(en) van persoonsgegevens van bepaalde betrokkenen waarbij Portelio Advocaten de verwerker zou zijn (en met andere woorden enkel verwerkt ten behoeve en op instructie van de Cliënt) en de Cliënt de verwerkingsverantwoordelijke is gelden de bepalingen inzake gegevensverwerking in Bijlage 1 bij huidige algemene voorwaarden (als zijnde een overeenkomst inzake gegevensbescherming in de zin van artikel 28.3 AVG).
13. Identificatieplicht
1. De Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contacten (B.S. 6 oktober 2017) is eveneens van toepassing verklaard op de advocatuur. De anti-witwaswetgeving beoogt de beteugeling van diverse witwaspraktijken. Advocaten dienen in het kader van het preventieve luik een aantal verplichtingen te vervullen (waaronder het melden van bepaalde transacties).
2. Portelio Advocaten is wettelijk verplicht de identiteit van de Cliënt te controleren. De Cliënt zal op eerste verzoek alle gevraagde identiteitsgegevens aan de hand van officiële documenten bezorgen, in voorkomend geval ook de gegevens van zijn mandatarissen.
3. Portelio Advocaten is ertoe gehouden bepaalde transacties te melden bij de bevoegde stafhouder, die de informatie vervolgens ongefilterd doorleidt aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking.
4. Het is Portlio Advocaten en de stafhouder verboden om de Cliënt in te lichten dat informatie werd meegedeeld of dat er een onderzoek aan de gang is.
14. Wijziging
Portelio Advocaten behoudt zich het recht voor om onderhavige algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Ingeval van wijziging brengt Portelio Advocaten de gewijzigde tekst ter kennis van de Cliënt. Bij gebreke aan schriftelijk protest binnen de veertien dagen na kennisgeving van de gewijzigde tekst, wordt de Cliënt geacht te hebben ingestemd met de gewijzigde tekst en bindt deze gewijzigde tekst de Cliënt voor de toekomst.
15. Ongeldigheid of nietigheid – tegenstrijdigheid
1. Indien één of meerdere bedingen van deze algemene voorwaarden nietig, ongeldig of onafdwingbaar zouden zijn, tast dit de geldigheid en de afdwingbaarheid van de andere bedingen van deze algemene voorwaarden niet aan. In geval één van de clausules van huidige algemene voorwaarden enige wettelijke beperking overschrijdt, zal de betreffende bepaling of het gedeelte ervan niet nietig zijn, maar worden Portelio Advocaten en de Cliënt geacht te zijn overeengekomen dat deze bepaling of het strijdige gedeelte ervan wordt verminderd of beperkt tot het maximum dat is toegestaan onder het toepasselijke recht en zal elke bepaling of het gedeelte ervan die/dat deze limieten overschrijdt, van rechtswege worden aangepast of vervangen door een geldige clausule die zo nauw mogelijk aansluit bij de bedoeling van partijen.
2. Ingeval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende taalversies van onderhavige algemene voorwaarden primeert de Nederlandse tekst, die de enige authentieke is.
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
1. Alle overeenkomsten tussen Portelio Advocaten en de Cliënt zijn uitsluitend onderworpen aan het Belgisch recht, met uitsluiting van de toepassing van het Belgisch internationaal privaatrecht.
2. Ingeval een geschil tussen Portelio Advocaten en de Cliënt voor een gerecht gebracht wordt, zal dit geschil, met uitsluiting van enig ander forum, naar keuze van Portelio Advocaten en volgens de toepasselijke wettelijke materiële bevoegdheden gebracht worden voor (i) hetzij het vredegerecht van het eerste kanton Gent, (ii) hetzij de rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, (iii) hetzij de rechtbank van koophandel Gent, afdeling Gent, (iv) hetzij het vredegerecht van het vierde kanton Antwerpen, (v) hetzij de rechtbank van eerste aanleg te Antwerpen, afdeling Antwerpen, (vi) hetzij de rechtbank van koophandel Antwerpen, afdeling Antwerpen. Deze §2 lijdt uitzondering voor het geval de Cliënt een consument is in de zin van het Wetboek van Economisch recht, in welk geval uitsluitend het materieel bevoegde gerecht van de woonplaats van de Cliënt bevoegd is.
17. Uitwisseling via fax of scan.
Huidige algemene voorwaarden worden geldig aanvaard via een scan of fax van gehandtekende originelen. De Cliënte verbindt zich geldig zonder dat een door Portelio Advocaten tegengetekend exemplaar dient te worden bezorgd.
De Cliënt,
Naam:
Functie:
Datum:
Handtekening:
BIJLAGE 1. BEPALINGEN INZAKE GEGEVENSVERWERKING
De bepalingen van deze bijlage zijn enkel van toepassing indien en voor zover Portelio Advocaten in het kader van haar dienstverlening aan de Cliënt (zoals omschreven in huidige algemene voorwaarden) persoonsgegevens verwerkt van bepaalde betrokkenen ten behoeve van en op instructie van de Cliënt.
1. Definities
In deze bijlage zullen volgende woorden of uitdrukkingen, wanneer met hoofdletter geschreven, de volgende betekenis hebben:
“Betrokkene(n)”: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke perso(o)n(en) (in de zin van artikel 4, 1) GDPR) van wie de Persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder de categorieën van Betrokkenen zoals omschreven in artikel 2 hieronder;
“Datalek”: een inbreuk in verband met Persoonsgegevens in de zin van artikel 4, 12) GDPR, namelijk een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, (al dan niet tijdelijke) onbeschikbaarheid of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens;
“Diensten”: de door Portelio Advocaten aan de Cliënt geleverde diensten zoals omschreven in deze algemene voorwaarden;
“AVG”: Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van de gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);
“Standaardcontractbepalingen”: de standaardcontractbepalingen die naar een beslissing van de Europese Commissie op basis van artikel 26.4 van de Richtlijn 95/46/EC voldoende garanties bieden voor een rechtmatige doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen, of bepalingen betreffende gegevensbescherming zoals vastgesteld door de Europese Commissie of de betrokken toezichthoudende autoriteit (met inbegrip van de Gegevensbeschermingsautoriteit) en goedgekeurd door de Europese Commissie overeenkomstig de comitéprocedure waarnaar verwezen wordt in artikel 93.2 GDPR. Contractbepalingen inzake gegevensbescherming die worden aangenomen overeenkomstig de GDPR zullen primeren boven enige standaardcontractbepalingen zoals aangenomen op basis van de Richtlijn 95/46/EC en deze vervangen voor zover zij dezelfde soort relatie voor de doorgifte van persoonsgegevens afdekken;
“Bijlage”: huidige bijlage;
“Persoonsgegevens”; alle informatie of gegevens van of met betrekking tot (een) Betrokkene(n), in de zin van artikel 4, 1) GDPR;
“Verwerking”, “Verwerken” of “Verwerkt”: de verwerking van of met betrekking tot de Persoonsgegevens, in de zin van artikel 4, 2) GDPR, namelijk elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot de Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van Persoonsgegevens;
“Wetgeving inzake gegevensbescherming”: tot 24 mei 2018, de Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en de omzetting ervan in de relevante nationale wetgeving (met inbegrip van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens) en vanaf 25 mei 2018, de GDPR, samen met andere wetgeving die voortvloeit uit voormelde Richtlijn en de GDPR en/of alle andere wetgeving van elk ander land met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens of privacy.
2. Omschrijving van de Verwerking
2.1. Onderwerp - aard: voor de uitvoering van en in het kader van bepaalde van de Diensten kan Portelio Advocaten op instructie van de Cliënt bepaalde Persoonsgegevens van Betrokkenen Verwerken.
2.2. Persoonsgegevens: de Persoonsgegevens die moeten worden Verwerkt, zijn alle Persoonsgegevens die door de Cliënt worden overgemaakt aan Portelio Advocaten om de uitvoering van de betreffende Diensten mogelijk te maken of te vergemakkelijken.
2.3. Betrokkenen: de Betrokkenen kunnen onder meer klanten of personeel van de Cliënt zijn of andere personen waarmee de Cliënt gedurende zijn bedrijfsvoering mee te maken krijgt.
2.4. Doel: het doel van deze Verwerking bestaat erin de desbetreffende Diensten te verlenen aan de Cliënt.
2.5. Duur: de Persoonsgegevens worden in de regel enkel Verwerkt door Portelio Advocaten tijdens de duur van de Overeenkomst en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden, tenzij op de bewaring of Verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn (zoals o.m. de termijn van vijf jaar in artikel 2276bis Burgerlijk Wetboek).
3. De Verwerking door Portelio Advocaten
3.1. Instructies van de Cliënt
3.1.1. Portelio Advocaten Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van de instructies van de Cliënt, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen in welk geval Portelio Advocaten de Cliënt daarvan voorafgaand aan de Verwerking zal in kennis stellen, tenzij dergelijke kennisgeving wettelijk verboden is.
3.1.2. De Cliënt machtigt en geeft hierbij instructies aan Portelio Advocaten om Persoonsgegevens te Verwerken in overeenstemming met de Bijlage. Deze Bijlage en de betreffende Diensten uitgevoerd door Portelio Advocaten behelzen samen de volledige instructies van de Cliënt aan Portelio Advocaten in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens. Alle aanvullende of alternatieve instructies moeten afzonderlijk en schriftelijk gegeven worden en door Partijen overeengekomen.
3.1.3. De Cliënt verklaart en garandeert dat hij gemachtigd is en blijft om voormelde instructies te geven in naam van elke met hem verbonden onderneming die, in voorkomend geval, verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkenen is of kan zijn (al dan niet gezamenlijk met de Cliënt).
3.2. Verplichtingen van de Cliënt
3.2.1. De Cliënt zal de Wetgeving inzake gegevensbescherming naleven. Hij zal alle passende en organisatorische maatregelen treffen opdat de Verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkenen voldoet aan de AVG. Inzonderheid zal de Cliënt de vereiste maatregelen nemen met betrekking tot componenten die de Cliënt voorziet, beheert of controleert, met inbegrip van werkstations van waaruit verbinding wordt gemaakt met de Diensten van Portelio Advocaten, gebruikte systemen voor gegevensoverdracht en t.a.v. zijn personeel of aangestelden (met inbegrip van werknemers, onderaannemers en zelfstandige medewerkers).
3.2.2. De Cliënt is verantwoordelijk voor de wettigheid van de (verzameling en/of Verwerking van de) Persoonsgegevens die Verwerkt worden door Portelio Advocaten in het kader van de Bijlage en/of de betreffende Diensten. De Cliënt zal alle nodige maatregelen treffen om de Persoonsgegevens te actualiseren en onvolledige of onjuiste Persoonsgegevens te wissen en/of te verbeteren.
3.2.3. De Cliënt verklaart en garandeert dat:
- hij bij het inzamelen en Verwerken van Persoonsgegevens van Betrokkenen de toepasselijke Wetgeving inzake gegevensbescherming heeft nageleefd;
- hij de Betrokkenen afdoende geïnformeerd heeft over hun rechten en plichten (overeenkomstig artikelen 13-14 GDPR), inzonderheid over de Verwerking door Portelio Advocaten (of door advocaten of een advocatenkantoor) ten behoeve van en op instructie(s) van de Cliënt;
- de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Bijlage en/of de betreffende Diensten rechtmatig is;
- zijn personeel en aangestelden (met inbegrip van werknemers, onderaannemers en zelfstandige medewerkers) de verplichtingen op basis van deze Bijlage en de Wetgeving inzake gegevensbescherming kennen en zullen naleven.
3.2.4 Indien de naleving van de Wetgeving inzake gegevensbescherming enige actie of maatregel vanwege Portelio Advocaten vereist, naast de verplichtingen krachtens deze Bijlage, zal Portelio Advocaten dergelijke actie of maatregel stellen na voorafgaandelijk overleg met en akkoord van de Cliënt. Deze laatste zal Portelio Advocaten in ieder geval voorafgaandelijk in kennis stellen van de vereiste acties of maatregelen, hierbij volledige medewerking en bijstand verlenen aan Portelio Advocaten en deze laatste vergoeden aan marktconforme prijzen zoals overeengekomen tussen Partijen voor prestaties die bijkomende diensten, investeringen of aanpassingen van de Diensten vereisen in dit verband.
3.2.5. Portelio Advocaten is evenwel niet verantwoordelijk voor de naleving van enigerlei op de Cliënt of zijn activiteiten van toepassing zijnde wetgeving die niet algemeen van toepassing is op Portelio Advocaten.
3.3. Doorgifte van Persoonsgegevens buiten de Europese Unie
3.3.1. Elke doorgifte van Persoonsgegevens aan ((groeps)vennootschappen, derden, dienstverleners of servers in) landen buiten een lidstaat van de Europese Unie, zal gebeuren in overeenstemming met de Wetgeving inzake gegevensbescherming.
3.3.2. Portelio Advocaten houdt geen controle op en is niet verantwoordelijk voor de locatie van waaruit de Cliënt of zijn eindgebruikers Persoonsgegevens (kunnen) Verwerken.
3.4. Bekendmaking van Persoonsgegevens
3.4.1. Portelio Advocaten zal geen Persoonsgegevens doorgeven of overdragen aan derden, behoudens:
- op instructie(s) van de Cliënt;
- indien vereist voor Verwerking van Persoonsgegevens door een subverwerker overeenkomstig artikel 3.6 hieronder;
- indien wettelijk verplicht.
3.4.2. In geval van doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde op instructie(s) van de Cliënt, is enkel deze laatste verantwoordelijk om met deze derde schriftelijke overeenkomsten te sluiten inzake bescherming van Persoonsgegevens, desgevallend met inbegrip van de vereiste Standaardcontractbepalingen. In ieder geval zal de Cliënt Portelio Advocaten integraal schadeloos stellen en vrijwaren voor enige schade ontstaan uit dergelijke overdracht door Portelio Advoaten aan een derde, tenzij voormelde schade enkel te wijten is aan een bewezen tekortkoming van Portelio Advocaten.
3.4.3. Portelio Advocaten waarborgt dat zijn personeel, handelend onder het gezag van Portelio Advocaten, die gemachtigd zijn Persoonsgegevens te verwerken en daar toegang tot hebben, de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens in acht zullen nemen.
3.5. Beveiligingsmaatregelen
Portelio Advocaten neemt alle overeenkomstig artikel 32 GDPR vereiste passende technische en organisatorische maatregelen inzake beveiliging van de Verwerking.
3.6. Inschakelen subverwerkers
3.6.1. De Cliënt erkent en laat uitdrukkelijk toe dat Portelio Advocaten voor de Verwerking van Persoonsgegevens subverwerkers kan inschakelen en Persoonsgegevens aan hen kan doorgeven.
3.6.2. Portelio Advocaten zal de Cliënt vooraf informeren over alle subverwerkers die Persoonsgegevens zullen Verwerken in het kader van de uitvoering van de Diensten. Portelio Advocaten zal de Cliënt ook informeren over iedere wijziging van subverwerker(s). Indien de Cliënt niet akkoord gaat met Verwerking van Persoonsgegevens door een of meerdere subverwerkers, zal de Cliënt Portelio Advocaten hiervan schriftelijk informeren binnen vijftien (15) kalenderdagen na het ontvangen van voormelde kennisgeving. Desgevallend zal Portelio Advocaten redelijke inspanningen doen om wijzigingen voor te stellen aan de Cliënt met het oog op het vermijden van Verwerking van Persoonsgegevens door de subverwerker(s) in kwestie.
3.6.3. Door ondertekening van deze Bijlage geeft de Cliënt toestemming aan Portelio Advocaten voor het gebruik van subverwerkers.
3.6.4. Portelio Advocaten zal met elke dergelijke subverwerker schriftelijke overeenkomsten sluiten die verplichtingen bevatten die niet minder beschermd zijn dan de verplichtingen van Portelio Advocaten op basis van deze Bijlage, met inbegrip van vereiste Standaardcontractbepalingen, en in het bijzonder met betrekking tot de verplichting voor het nemen van passende beveiligingsmaatregelen opdat de Verwerking aan de Wetgeving inzake gegevensbescherming voldoet.
3.6.5. In ieder geval blijft Portelio Advocaten te allen tijde het aanspreekpunt voor de Cliënt in dit verband. In geval de betreffende subverwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft Portelio Advocaten verantwoordelijk voor de naleving door de subverwerker van de verplichtingen van Portelio Advocaten krachtens deze Bijlage.
3.7. Rechten van de Betrokkenen
3.7.1. Rekening houdend met de aard van de Verwerking van Persoonsgegevens en voor zover mogelijk, zal Portelio Advocaten bijstand en medewerking verlenen aan de Cliënt bij het (doen) nakomen van zijn verplichtingen op grond van de Wetgeving inzake gegevensbescherming, inzonderheid opdat de Cliënt gevolg kan geven aan zijn verplichting(en) om verzoeken te beantwoorden van Betrokkenen die hun rechten uitoefenen. De Cliënt zal Betrokkenen in de mogelijkheid stellen hun rechten uit te oefenen. De Cliënt zal alle nodige informatie over de Verwerking van Persoonsgegevens aan Betrokkenen bezorgen overeenkomstig artikelen 13-14 AVG.
3.7.2. Indien een Betrokkene rechtstreeks contact zou opnemen met Portelio Advocaten om inzage/kopie, verbetering of verwijdering van of een beperking van de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens te bekomen, dan zal Portelio Advocaten de Betrokkene in kwestie doorverwijzen naar de Cliënt. Portelio Advocaten zal zelf niet verder ingaan op het verzoek. Portelio Advocaten kan echter ter ondersteuning de basiscontactinformatie van de Cliënt verstrekken aan de Betrokkene in kwestie. De Cliënt zal Betrokkenen informeren dat zij hun rechten enkel kunnen uitoefenen jegens de Cliënt. De Cliënt zal elk dergelijk verzoek van een Betrokkene beantwoorden en voldoen aan zijn verplichtingen dienaangaande krachtens de Wetgeving inzake gegevensbescherming.
3.8. Kennisgevingen, controles en audits
3.8.1. Tenzij wettelijk verboden, zal Portelio Advocaten de Cliënt zonder onredelijke vertraging op de hoogte brengen indien Portelio Advocaten of een van zijn subverwerkers een vraag, dagvaarding of verzoek tot inspectie of audit van een bevoegde overheidsinstantie ontvangt in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens. Tevens zal Portelio Advocaten de Cliënt informeren wanneer Portelio Advocaten de intentie heeft Persoonsgegevens te verstrekken aan een bevoegde overheidsinstantie buiten het kader van de Diensten.
3.8.2. Portelio Advocaten zal de Cliënt onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie of opdracht van de Cliënt inbreuk oplevert op de Wetgeving inzake gegevensbescherming.
3.8.3. Op verzoek van de Cliënt zal Portelio Advocaten alle informatie verschaffen aan eerstgenoemde opdat hij aan zijn verplichtingen o.g.v. artikel 28 GDPR kan voldoen.
3.8.4. De Cliënt heeft het recht om de naleving van de Wetgeving inzake gegevensbescherming te controleren. Hiertoe kan de Cliënt op schriftelijk verzoek, éénmaal elke twaalf (12) maanden (tenzij (i) de audit wordt verzocht door een bevoegde toezichthoudende autoriteit overeenkomstig de Wetgeving inzake gegevensbescherming of (ii) na een Datalek), en met inachtname van een voorafgaandelijke schriftelijke kennisgeving van dertig (30) kalenderdagen, een audit laten uitvoeren door een expert.
3.8.5. Voorafgaand aan dergelijke audit of controle, zal de Cliënt Portelio Advocaten steeds informeren over de omvang en doorlooptijd ervan en de modaliteiten in onderling overleg met Portelio Advocaten afstemmen.
3.8.6. Portelio Advocaten zal de nodige redelijke bijstand en medewerking verlenen aan dergelijke controles of audits. Alle bijstand in dit verband zal worden vergoed door de Cliënt aan marktconforme prijzen zoals overeengekomen tussen Partijen.
3.8.7. Partijen komen overeen dat de uitvoering van dergelijke controles of audits de bedrijfsactiviteiten van Portelio Advocaten en/of de uitvoering van de Diensten niet onnodig mag vertragen, verstoren of beperken. In geval van dergelijke vertraging, verstoring of beperking, zal Portelio Advocaten de Cliënt hiervan in kennis stellen en zullen Partijen zo snel mogelijk en in gezamenlijk overleg een oplossing trachten te vinden.
3.8.8. De Cliënt zal Portelio Advocaten onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen van enige tijdens een controle of audit vastgestelde tekortkomingen. De Cliënt zal kosteloos een ontwerp van (audit)rapport bezorgen aan Portelio Advocaten. Dit rapport, alsook enige andere informatie waartoe de Cliënt of de aangewezen expert toegang krijgen in het kader van een controle of audit, zijn en blijven strikt vertrouwelijk.
3.8.9. De kosten voortvloeiende uit een controle of audit door de Cliënt (met uitzondering van de kosten van het personeel, aangestelden of advocaten van Portelio Advocaten die de controle of audit begeleiden), zijn integraal voor rekening van de Cliënt. De Cliënt kan van Portelio Advocaten geen enkele vergoeding vragen voor deze kosten.
3.9. Datalekken
3.9.1. Portelio Advocaten zal de Cliënt zonder onredelijke vertraging informeren van zodra hij kennis heeft genomen van een Datalek, ongeacht de oorzaak ervan.
3.9.2. De Cliënt zal Portelio Advocaten onmiddellijk in kennis stellen van elk beveiligingsincident of veiligheidskwestie, met inbegrip van een Datalek, die op enigerlei wijze verband houdt met de Diensten.
3.9.3. De Partij die verantwoordelijk is voor het Datalek zal het Datalek verder onderzoeken en de andere Partij op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen alsook van de maatregelen die worden getroffen en zullen worden getroffen om de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling ervan te voorkomen.
3.9.4. Beide Partijen zullen evenwel meewerken aan dergelijk onderzoek en wederzijds bijstand verlenen bij het (doen) nakomen van hun verplichtingen krachtens de Wetgeving inzake gegevensbescherming, inzonderheid de verplichting om op grond van artikel 33 GDPR een Datalek te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.
3.9.5. Een kennisgeving of melding op grond van huidig artikel 3.9 en/of de Wetgeving inzake gegevensbescherming geschiedt steeds zonder (nadelige) erkenning van enige fout of aansprakelijkheid met betrekking tot het Datalek.
3.10. Data Protection Impact Assessments (DPIA)
In geval de Cliënt verplicht is om krachtens artikel 33 GDPR een DPIA (vertaling: “gegevensbeschermingseffectbeoordeling”) uit te voeren, zal Portelio Advocaten de nodige medewerking en bijstand verlenen aan de Cliënt opdat deze zijn verplichtingen ter zake kan naleven. Dergelijke bijstand wordt vergoed aan de tarieven zoals overeengekomen tussen partijen.
3.11. Verwijderen en teruggave van Persoonsgegevens
3.11.1. In geval van beëindiging van de overeenkomst (en deze Bijlage), zal Portelio Advocaten binnen de zestig (60) dagen na voormelde beëindiging alle Persoonsgegevens van Betrokkenen zoals Verwerkt in het kader van deze Bijlage op zijn systemen (behoudens enige back-up of archieven) verwijderen of anonimiseren, tenzij de Cliënt anders instrueert of (verdere) opslag van de Persoonsgegevens wettelijk verplicht is.
3.11.2. Indien de Cliënt hierom schriftelijk verzoekt niet later dan dertig (30) dagen vóór beëindiging van de Overeenkomst, zal Portelio Advocaten hem een kopie van de Persoonsgegevens op zijn systemen bezorgen, dit op (integrale) kosten van de Cliënt.
4. Aansprakelijkheid in het kader van de Verwerking
4.1. De Cliënt is aansprakelijk en vrijwaart Portelio Advocaten integraal in hoofdsom, interesten en (advocaten)kosten voor alle schade (met inbegrip van door toezichthoudende autoriteiten (zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit) opgelegde sancties (zoals administratieve boetes) en schade geleden door Betrokkenen of Portelio Advocaten) die het gevolg is van het niet naleven door de Cliënt van zijn verplichtingen op basis van deze Overeenkomst en/of de Wetgeving inzake gegevensbescherming.
4.2. De bepalingen van artikel 8 van de algemene voorwaarden zijn onverminderd van toepassing.