I. IDENTIFICATION CLIENT
Le (la) soussigné(e),
1. Forme juridique (le cas échéant)
2. Nom
3. Siège social ou domicile
4. Numéro BCE (le cas échéant)
5. N° de TVA (le cas échéant)
6. Représenté(e) par : Nom :
Fonction :
Dénommé(s) ci-après le (la) « Client(e) ».
ACCEPTE QUE LES CONDITIONS GÉNÉRALES CI-DESSOUS SERONT APPLICABLES, POUR LA DURÉE Y FIXÉE, À TOUTE COLLABORATION ENTRE LE (LA) CLIENT(E) ET PORTELIO ADVOCATEN SC/SCRL.
II. IDENTIFICATION SCRL PORTELIO ADVOCATEN
« Portelio Advocaten » est une société civile ayant adopté la forme commerciale d’une société coopérative à responsabilité limitée, inscrite au Registre des personnes morales de Gent sous le numéro d’entreprise 0537.590.529 et a la TVA sous le numéro BE 0537.590.529, avec siège et cabinet établis à B-9000 GENT, 148, Rijsenbergstraat et avec unité d'établissement annexe à B-2000 ANTWERPEN, 2, Napelsstraat.
Coordonnées cabinet de Gent
T 0032 (0)9 243 88 00
F 0032 (0)9 243 88 01
E info@portelio.be
Coordonnées cabinet d’Anvers
T 0032 (0)3 203 01 04
F 0032 (0)3 203 01 24
E info@portelio.be
Les informations concernant l’assurance RC de la SC/SCRL PORTELIO ADVOCATEN sont reprises dans les présentes Conditions générales.
Il est référé ci-après à la SC/SCRL PORTELIO ADVOCATEN, en abrégé, par « Portelio Advocaten ».
III. CONDITIONS GÉNÉRALES
1. Champ d’application
1. Seules les présentes Conditions générales sont applicables à toute prestation de services fournie par Portelio Advocaten au (à la) Client(e). Le (la) Client(e) reconnaît et accepte que l'application de ses propres conditions générales est exclue à tous égards. Les annexes au présent contrat général font partie intégrante de la convention avec le (la) Client(e).
2. Toute dérogation éventuelle à une ou plusieurs clauses des présentes Conditions générales doit être convenue expressément, par écrit, avec la signature d’un des associés de Portelio Advocaten, et pourra uniquement remplacer la clause ou les clauses dont il est dérogé. Les autres clauses demeurent inchangées.
3. Les avocats faisant partie de Portelio Advocaten fournissent leurs services au nom et pour le compte de Portelio Advocaten. Portelio Advocaten est l’unique contractant du (de la) Client(e) pour toute prestation de services fournie par ses avocats-associés, avocats-collaborateurs, avocats-stagiaires et préposés.
2. Objet de la collaboration
1. Les services fournis par Portelio Advocaten peuvent uniquement avoir trait aux conseils, à l’assistance lors de procédures de médiation, à l’assistance lors de négociations, à l’assistance lors d’une procédure, ou aux interventions en tant que mandataire (spécial).
Le (la) Client(e) consent à ce que l’objet précis des prestations de services et l’éventuelle adaptation/extension de ces services puissent être établis sans autre formalité et qu’il puisse ressortir entre autres de la correspondance, voire de l’acceptation (même tacite) des prestations ou du paiement des factures.
2. Sauf s’il s’avère indubitablement de la nature de la mission qu’il s’agisse d’une obligation de résultat ou sauf convention expresse écrite, toutes les obligations de Portelio Advocaten sont des obligations de moyen.
3. Répartition des tâches en interne
Sauf opposition expresse du (de la) Client(e), Portelio Advocaten peut répartir ou partager comme elle l’entend en interne les dossiers ou certains aspects de ces dossiers entre ses avocats.
4. Informations et instructions
1. Le/la Client(e) fournit à Portelio Advocaten, tant au début de la convention que pendant toute la durée de celle-ci, au besoin à la demande de Portelio Advocaten, scrupuleusement toutes les informations nécessaires en vue de l’exécution optimale des prestations de services. Portelio Advocaten n’est pas responsable du préjudice découlant d’informations incorrectes, incomplètes ou tardives fournies par le (la) Client(e).
2. Lorsque Portelio Advocaten défend les intérêts de plusieurs Clients dans un seul dossier, elle est en droit d’assumer que ces Clients se représentent l’un l’autre, en particulier en ce qui concerne l’échange d’informations, l’approbation de certains projets de texte et l’accord avec certains actes.
3. Si le (la) Client(e) correspond par voie électronique, l’instruction ne sera réputée reçue que pour autant que Portelio Advocaten aura transmis un accusé de réception explicite.
5. Intervention de tiers
1. Au cas où il serait nécessaire, en vue des prestations de services, de faire appel aux services d’un huissier de justice ou d’un traducteur, le/la Client(e) laisse à Portelio Advocaten le soin de choisir ce tiers. Ceci vaut aussi en ce qui concerne l’accomplissement de tâches relativement simples (dépôt de l’acte de procédure, comparution à une audience (introductive), …) par un avocat local.
2. Au cas où il serait nécessaire, en vue des prestations de services, de faire appel aux services d’autres tiers, tels des avocats, notaires, experts-comptables, réviseurs d’entreprises ou experts (étrangers), ceux-ci seront choisis en concertation avec le (la) Client(e).
3. L’intervention des tiers se fait au nom et pour le compte du (de la) Client(e), qui sera réputé(e) les avoir contactés directement. Les frais et honoraires/rémunérations de ces tiers sont intégralement à charge du (de la) Client(e) et devront, de manière générale, leur être payés directement par le (la) Client(e). Au cas où Portelio Advocaten aurait avancé la somme, celle-ci sera imputée au (à la) Client(e).
6. Rémunération
1. Portelio Advocaten imputera périodiquement (normalement mensuellement ou au fur et à mesure du dossier et certainement aux dates prescrites par la législation de la TVA), au moyen d’une facture, les interventions, frais de bureaux, frais facturés et montants avancés pour le (la) Client(e).
2. Le montant dû de la facture comprend plusieurs postes : (1) honoraires, (2) frais d’administration et (3) frais avancés.
3. Sauf convention contraire, les activités accomplies seront facturées au tarif horaire par le biais du poste honoraires.
Les tarifs horaires de base appliqués par Portelio Advocaten sont :
avocat-associé : 165,- à 250,- €, hors TVA (soit 199,65 à 302,50 €, TVA 21% incluse) ;
avocat-collaborateur : 140,- à 165,- €, hors TVA (soit 169,40 à 199,65 €, TVA 21% incluse) ;
avocat-stagiaire : 100,- à 140,-€, hors TVA (soit 121,- à 169,40 €, TVA 21% incluse).
Le (la) Client(e) retrouvera le statut actuel de chaque avocat travaillant pour Portelio Advocaten – qui peut évoluer au fil du temps – sur le site internet de Portelio Advocaten. Le tarif horaire de base d’un avocat déterminé pratiqué durant la période d’intervention peut donc évoluer dans le courant de la convention entre le (la) Client(e) et Portelio Advocaten.
Portelio Advocaten peut adapter ce tarif horaire de base en fonction de la nature de l’affaire, l’enjeu, le degré de difficulté de l’affaire, l’expérience de l’avocat chargé de l’affaire et le caractère urgent de la mission. Si la cause connaît une issue favorable, Portelio Advocaten est en droit de facturer une succesfee.
4. Outre le poste « honoraires », le poste « frais d’administration » de la facture couvre les frais d’ouverture du dossier, frais de dactylographie, d’impression et de copies, d’envoi, de téléphone ainsi que les divers frais de bureau. Les frais de bureau seront facturés sur une base forfaitaire égale à huit (8) pour cent des honoraires facturés. Les frais de déplacement seront facturés séparément.
5. Portelio Advocaten et le (la) Client(e) peuvent fixer de commun accord, par écrit – par exemple pour des créances, causes non contestées ou causes plus simples – d’autres formules de calcul des honoraires et des frais d’administration.
6. Sauf indication contraire, tous les montants s’entendent hors TVA et doivent encore être majorés du pourcentage de la TVA en vigueur, qui s’élève actuellement à 21%.
7. Portelio Advocaten se réserve le droit de demander au (à la) Client(e), avant le début et dans le courant de ses activités, un acompte au moyen d’une facture d’acompte et de n’entamer, voire poursuivre ses activités ou avancer les frais qu’après le paiement de l’acompte. Un acompte est un montant forfaitaire que le (la) Client(e) doit payer à Portelio Advocaten avant une facture intermédiaire ou finale détaillée. Il est tenu compte, dans le décompte, des acomptes déjà imputés.
8. Si le (la) Client(e) n’est pas d’accord avec une facture, il (elle) doit envoyer une protestation écrite motivée dans les quinze jours après la date de la facture.
9. Sauf convention contraire, toutes les factures sont payables dans les trente jours après la date de la facture. À défaut de paiement total ou partiel d’une facture (facture d’acompte, facture intermédiaire ou facture finale) dans ce délai, Portelio Advocaten a le droit, sans préalable mise en demeure du (de la) Client(e), de facturer des intérêts moratoires au taux d’intérêt de 10% par an à partir de l’échéance de la facture jusqu’à son paiement intégral, outre de facturer une indemnité forfaitaire de 10 % sur le montant principal en souffrance, sans préjudice de son droit aux dépens (y compris l’indemnité de procédure applicable) au cas où un recouvrement judiciaire s’avérerait nécessaire. Portelio Advocaten a en outre le droit, sans mise en demeure, soit de suspendre l’exécution de ses activités jusqu’au moment où tous les montants dus sont payés intégralement, soit de résilier sur-le-champ (donc sans préalable intervention du tribunal) la convention avec le (la) Client(e) à la charge de ce dernier (cette dernière). Portelio Advocaten ne peut être tenue responsable du préjudice susceptible de découler de la suspension de ses activités ou de la cessation de sa convention avec le (la) Client(e).
10. Au cas où Portelio Advocaten défendrait les intérêts de plusieurs Clients dans une même cause, tous ces Clients seront tenus solidairement et indivisiblement au paiement des factures dues pour cette cause (éventuellement majorés des accessoires visés au § 9 ainsi que des frais de recouvrement) et ce, quel que soit le (la) Client(e) au nom duquel (de laquelle) la facture a été établie par Portelio Advocaten.
11. Le paiement doit être effectué au siège de Portelio Advocaten.
7. Fonds de tiers
1. Portelio Advocaten versera tous les montants perçus pour le compte du (de la) Client(e) dans les plus brefs délais au (à la) Client(e). Au cas où Portelio Advocaten ne serait pas en mesure de verser le montant directement au (à la) Client(e), elle informera le (la) Client(e) de la réception du montant et des raisons qui l’empêchent de les lui transmettre.
2. Portelio Advocaten se réserve le droit de retenir des sommes perçues pour le compte du (de la) Client(e), les sommes nécessaires pour couvrir les montants (même non encore exigibles) dont le (la) Client(e) lui est redevable. Elle en informera le (la) Client(e) par écrit.
3. Portelio Advocaten versera immédiatement aux tiers tous les montants qu’elle perçoit du (de la) Client(e) pour le compte de ces tiers.
8. Responsabilité
1. En cas de mauvaise exécution des prestations de services par Portelio Advocaten (en ce compris les fautes professionnelles des avocats liés à Portelio Advocaten), le (la) Client(e) pourra uniquement attaquer Portelio Advocaten en responsabilité, mais non pas les associés de Portelio Advocaten, ni les mandataires de Portelio Advocaten, préposés de Portelio Advocaten et/ou avocats liés à Portelio Advocaten.
2. Portelio Advocaten ne pourra être tenue responsable de l’éventuelle mauvaise exécution de tiers (en ce compris les avocats qui ne sont pas liés à Portelio Advocaten) auxquels il a été fait appel, même si ces tiers facturent leurs frais/honoraires à Portelio Advocaten et/ou s’ils peuvent être considérés comme des sous-traitants de Portelio Advocaten.
3. Portelio Advocaten et les avocats liés à Portelio Advocaten sont assurés individuellement en responsabilité professionnelle sur base d'une police collective « responsabilité civile professionnelle des avocats » souscrite actuellement en premier rang par l’Orde van Vlaamse Balies chez Amlin Insurance SE (apériteur – à.c.d. 70 %), Zurich Insurance PLC, Belgium Branch (coassureur à.c.d. 25 %) et KBC Verzekeringen SA (coassureur à.c.d. 5 %) (courtier: Vanbreda Risk & Benefits SA, B-2140 Borgerhout (Anvers), 297, Plantin en Moretuslei).
4. L’intervention de l’assureur – selon les modalités spécifiques de la police d’assurance souscrite – s’élève en principe à maximum 2.500.000 € par cas d'assurance.
Portelio Advocaten fait à ce propos référence, pour ce qui est des conditions spécifiques de la couverture d’assurance, au texte de la police d'assurance souscrite qui prime sur le résumé précité. Une copie de cette police peut être obtenue gratuitement sur simple demande du (de la) Client(e).
5. Peu importe la gravité de la faute, la responsabilité professionnelle de Portelio Advocaten (y compris celle de ses avocats et préposés) est limitée au montant de la couverture d'assurance dont elle bénéficie. Le (la) Client(e) ne peut donc pas prétendre à des dommages-intérêts (en principal, intérêts et frais) plus élevés que la prestation que l'assureur de Portelio Advocaten verse effectivement pour le cas d'assurance, augmentée de la franchise éventuelle que l'assureur retient en vertu du contrat d'assurance.
La responsabilité professionnelle de Portelio Advocaten (y compris celle de ses avocats et préposés) pour tous les dommages résultant d'une faute lui imputable et pour lesquels elle ne bénéficierait pas d'une couverture d'assurance est limitée à un montant de 25.000,- € par sinistre (peu importe la gravité de la faute).
Lesdites limitations de la responsabilité ne sont pas applicables en cas de faute intentionnelle de Portelio Advocaten et/ou de ses avocats.
6. Le (la) Client(e) estime suffisante l'assurance décrite aux §§ 3 et 4. Au cas où le (la) Client(e) souhaiterait toutefois que Portelio Advocaten et ses avocats souscrivent une assurance complémentaire, Portelio Advocaten et le (la) Client(e) concluront au préalable une convention y relative. Sauf convenu autrement, la prime de l’assurance complémentaire sera à charge du (de la) Client(e) et lui sera donc facturée.
9. Droits de propriété intellectuelle
Il est interdit au (à la) Client(e) de reproduire, publier ou d’utiliser, lui (elle)-même ou avec l’aide de tiers, autrement que dans le cadre de la mission confiée à Portelio Advocaten, les conseils, notes, contrats, pièces de procédure, documents et autres activités intellectuelles émanant de Portelio Advocaten, sous quelle forme que ce soit, sans l’accord écrit préalable de Portelio Advocaten.
10. Durée et cessation
1. En tant que convention-cadre, le présent contrat reste en vigueur jusqu’à la cessation de celui-ci par le (la) Client(e) ou par Portelio Advocaten et il sera applicable, durant cette période, à toute forme de collaboration entre le (la) Client(e) et Portelio Advocaten
2. Tant le (la) Client(e) que Portelio Advocaten ont en tout temps le droit de mettre fin au contrat avec effet immédiat et sans motivation. Au cas où le (la) Client(e) serait un consommateur au sens du Code de Droit économique, Portelio Advocaten ne pourra mettre fin au contrat que moyennant respect d’un délai de préavis d’au moins deux semaines (sans préjudice du droit de Portelio Advocaten de suspendre ses activités dans l’intervalle, au cas où le (la) Client(e) serait en demeure ou de faire résilier le contrat pour cause de mauvaise exécution.
Le préavis doit être notifié par écrit.
Le (la) Client(e) est tenu de payer tous les travaux et tous les frais à la date de la cessation de la convention. Portelio Advocaten établira une facture finale et la transmettra au (à la) Client(e).
3. Portelio Advocaten ne peut être tenue responsable du préjudice éventuel à la suite de la cessation régulière de son contrat avec le (la) Client(e).
11. Archivage
Portelio Advocaten archive, après chaque mission, le dossier et le conserve ensuite pour une période de cinq ans. Les documents originaux peuvent être restitués au (à la) Client(e) et devront au besoin être archivés par lui (elle). Passée ladite période de cinq ans, le dossier est définitivement détruit.
12. Traitement des données à caractère personnel
1. Portelio Advocaten respecte votre vie privée et agit pour cela toujours en conformité avec les dispositions de la législation en vigueur relative à la protection des données. Portelio Advocaten est la responsable du traitement des données à caractère personnel du (de la) Client(e). C'est en effet elle qui détermine le but et les moyens du traitement. Pour des informations plus amples sur le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez consulter notre politique de gestion y relative sur notre site Internet https://www.portelio.be/privacyverklaring/.
2. En tant que responsable du traitement, Portelio Advocaten conclut avec ses sous-traitants ultérieurs des conventions au sens de l'article 28.3 du Règlement général sur la protection des données 2016/679 (« RGPD »).
3. Uniquement pour (la partie de) le(s) traitement(s) de données à caractère personnel de certaines personnes concernées dont Portelio Advocaten serait la traitante (et qui seraient donc traitées uniquement pour les besoins et sur l'instruction du (de la) Client(e)) et dont la Cliente serait la responsable du traitement, les dispositions en matière de traitement des données reprises à l'Annexe 1 des présentes conditions générales tiennent lieu (en guise de convention en matière de la protection des données au sens de l'article 28.3 du RGPD).
13. Obligation d’identification
1. La Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces (M.B. du 6 octobre 2017) s'applique aussi à la profession d'avocat. La législation anti-blanchiment vise à lutter contre les diverses pratiques de blanchiment. Dans le cadre du volet préventif, les avocats doivent s'en tenir à nombre d’obligations (dont la dénonciation de certaines transactions).
2. Portelio Advocaten a l'obligation légale de vérifier l’identité du (de la) Client(e). Le (la) Client(e) fournira à première demande toutes les données d’identité sur base de documents officiels, aussi celles de ses mandataires le cas échéant.
3. Portelio Advocaten est tenue de dénoncer certaines transactions au bâtonnier compétent qui transmettra alors les informations en tant que telles à la Cellule de Traitement des informations financières.
4. Il est interdit à Portelio Advocaten et au bâtonnier d'en informer le (la) Client(e) que des informations ont été communiquées et qu'une enquête est en cours.
14. Modification
Portelio Advocaten se réserve de droit de modifier en tout temps les présentes Conditions générales. En cas de modification, Portelio Advocaten informera le (la) Client(e) des modifications apportées au texte. À défaut de protestation écrite dans la quinzaine suivant la notification du texte modifié, le (la) Client(e) est réputé(e) être d’accord avec le texte modifié, qui engagera désormais le (la) Client(e).
15. Invalidité ou nullité – contradiction
1. Au cas où une ou plusieurs clauses des présentes Conditions générales seraient nulles, non avenues ou inapplicables, cela n’affectera en rien la validité ou l'opposabilité des autres clauses des présentes Conditions générales. Au cas où l'une des clauses des présentes conditions générales enfreindrait quelque restriction légale, la clause ou sa partie enfreignante ne sera pas nulle, puisque Portelio Advocaten et le (la) Client(e) seront réputé(e)s convenir que ladite clause ou sa partie enfreignante sera rabaissée ou limitée au maximum admis selon le droit applicable et que toute clause ou sa partie enfreignante sera adaptée ou remplacée de plein droit par une clause valable se rapprochant autant que possible de l'intention des parties.
2. En cas de contradiction entre les différentes versions des présentes Conditions générales, la version néerlandaise, qui est la seule authentique, primera sur toutes les autres.
16. Droit applicable et tribunaux compétents
1. Toutes les conventions conclues entre Portelio Advocaten et le (la) Client(e) sont exclusivement régies par le droit belge, à l’exclusion du droit international privé belge.
2. Au cas où un litige entre Portelio Advocaten et le (la) Client(e) serait porté devant une juridiction, il pourra l'être, à l'exclusion de tout autre for, au choix de Portelio Advocaten et conformément aux compétences matérielles légales applicables, devant (i) soit la Justice de paix du premier canton de Gent (Gand), (ii) soit le Tribunal de première instance de Flandre-Orientale, division Gent (Gand), (iii) soit le Tribunal de commerce de Gent (Gand), division Gent (Gand), (iv) soit la Justice de paix du quatrième canton de Gent (Gand), (v) soit le Tribunal de première instance d'Antwerpen (Anvers), division Antwerpen (Anvers), (vi) soit le Tribunal de commerce d'Antwerpen (Anvers), division Antwerpen (Anvers). Il est dérogé au présent § 2 si le (la) Client(e) est un(e) consommateur (consommatrice) au sens du Code de Droit économique, en quel cas la juridiction compétente matériellement est celle du domicile du (de la) Client(e).
17. Échanges par fax ou scan.
Les présentes Conditions générales sont valablement acceptées par l’envoi d’un scan ou d’une télécopie des originaux dûment signés. Le (la) Client(e) s’engage valablement sans que Portelio Advocaten ne doive pour autant lui renvoyer un exemplaire contresigné.
Le (la) Client(e),
Nom :
Fonction :
Date :