1. Généralités - pourquoi cette politique de confidentialité ?
1.1. Ceci est la politique de confidentialité de PORTELIO ADVOCATEN (données de l’entreprise : voir article 2 ci-dessous) (ci-après également « nous » ou « nos »). La présente politique de confidentialité s’applique au traitement de vos données à caractère personnel par PORTELIO ADVOCATEN, notamment leur traitement sur ou par notre site Internet https://www.portelio.be/ (ci-après : le « Site web »).
PORTELIO ADVOCATEN est convaincu que la protection de vos données à caractère personnel revêt une importance cruciale. La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer à propos du traitement de vos données à caractère personnel et de garantir leur traitement correct et transparent.
Elle ne couvre pas la politique de confidentialité des tiers ni des sites web ou des applications référencés sur le Site web par des hyperliens (même autorisés).
Nous vous conseillons fortement de lire attentivement la présente politique de confidentialité.
1.2. La présente politique de confidentialité est mise à votre disposition au format physique ou électronique et vous pouvez à tout moment la consulter dans la rubrique « Politique de confidentialité » de notre Site web.
Si vous avez des demandes ou des questions complémentaires, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à l’adresse : info@portelio.be.
1.3. PORTELIO ADVOCATEN se réserve le droit de modifier à tout moment la présente politique de confidentialité. Veuillez donc la consulter régulièrement. Les modifications vous seront communiquées sur le Site web.
2. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?
2.1. PORTELIO ADVOCATEN est responsable du traitement des données à caractère personnel. PORTELIO ADVOCATEN est le responsable du traitement. Cela signifie qu’elle détermine les finalités et les moyens de traitement et qu’elle est responsable du traitement licite et correct de vos données à caractère personnel.
2.2. PORTELIO ADVOCATEN adopte toutes les mesures adéquates pour que le traitement soit conforme à la législation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, notamment le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après : « RGPD »). Les avocats, les délégués et les collaborateurs de PORTELIO ADVOCATEN, ainsi que les prestataires de services auxquels elle a recours et qui ont accès à vos données à caractère personnel, sont également tenus de respecter le RGPD.
3. Comment pouvez-vous nous contacter ?
Forme juridique : SCRL
Nom de la société : PORTELIO ADVOCATEN
Siège social : Rijsenbergstraat 148
9000 Gand
Siège d’exploitation supplémentaire : Napelsstraat 2
2000 Anvers
Numéro de TVA : BE537.590.529
Numéros de téléphone : +32(0)9 248 88 00
+32(0)3 203 01 04
Numéros de fax : +32(0)9 248 88 01
+32(0)3 203 01 24
E-mail : info@portelio.be
Lien site web : https://www.portelio.be/
4. Quelles données à caractère personnel traitons-nous à votre sujet et comment ?
4.1. Dans le cadre de la conclusion avec vous et / ou de l’exécution de contrats (de services), nous traitons (en tout ou en partie) les données (à caractère personnel) suivantes :
- pour les personnes physiques : nom, prénom, numéro de téléphone, de fax, adresse e-mail, date de naissance, lieu de naissance, numéro d’entreprise, numéro de registre national ou de passeport, adresse du domicile et, éventuellement, du lieu de résidence, profession, numéro de compte habituel, copie de la carte d’identité ou du passeport (recto et verso), copie de l’inscription à la BCE, ainsi que la totalité ou une partie des données (à caractère personnel) susmentionnées du ou des éventuel(s) mandataire(s) de ces personnes physiques ;
- pour les personnes morales : forme juridique, nom de la société, nom commercial, siège social, siège d’exploitation, numéro BCE, numéro de TVA, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail, copie de l’acte de constitution et / ou des statuts (coordonnés), numéro de compte habituel, ainsi que la totalité ou une partie des données (à caractère personnel) susmentionnées des administrateurs et / ou actionnaires et / ou bénéficiaires et / ou principale(s) personne(s) de contact et / ou éventuel(s) autre(s) mandataire(s) de ces personnes morales.
4.2. Nous traitons en outre des données judiciaires et / ou pénales dans la mesure où elles s’avèrent nécessaires pour défendre vos intérêts en tant que client et / ou nécessaire pour l’institution, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
4.4. Nous traitons uniquement, au moyen de notre Site web, les données à caractère personnel suivantes vous concernant : votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail et éventuellement autres données à caractère personnel que vous saisissez dans le formulaire de contact du Site web.
Ces données à caractère personnel sont uniquement traitées si vous nous les communiquez (par ou non par le Site web).
Nous traitons également les données suivantes lorsque vous consultez le site web : les données des appareils, du navigateur, du système d’exploitation, les adresses IP, les cookies, les données du fichier-journal, les sites web externes qui vous ont dirigé vers nous et les pages que vous avez consultées sur le Site web (et la date et l’heure auxquelles vous avez consulté les pages). Ces données sont traitées automatiquement, et seulement à des fins statistiques, avec le but d’optimiser le Site web de PORTELIO ADVOCATEN. Vous trouvez plus d’information sur l’utilisation des cookies dans notre politique d’utilisation des cookies.
4.4. PORTELIO ADVOCATEN peut recevoir vos données à caractère personnel de manière directe ou indirecte des tiers.
PORTELIO ADVOCATEN peut recevoir et traiter vos données à caractère personnel dans le cadre d’un contrat de services, du moment où vous entrez en contact avec nous, par téléphone, par écrit ou à travers le Site web, ou par des cookies au Site Web.
PORTELIO ADVOCATEN peut également recevoir vos données à caractère personnel des tiers (en qualité de sous-traitant ou pas, à la demande de PORTELIO ADVOCATEN).
4.5. Le traitement des données mentionnées ci-dessus est nécessaire pour les finalités définies à l’article 5 ci-dessous.
5. Pour quelles finalités traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base ?
5.1. PORTELIO ADVOCATEN traite vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- la gestion des clients et des fournisseurs :
Nous traitons vos données à caractère personnel pour entrer en contact avec vous, pour traiter vos éventuelles questions et vous communiquer les renseignements nécessaires concernant notre bureau, nos services, nos avocats, nos honoraires ou toutes autres informations liées à nos services.
Nous traitons également vos données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de notre fichier clients, pour le suivi des dossiers, l’administration, la facturation et la comptabilité.
Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution d’un contrat (de services) conclu avec vous. Les services de PORTELIO ADVOCATEN concernent notamment des services de conseil, d’assistance à la médiation, d’assistance lors d’une négociation, d’une procédure et d’intervention en qualité de mandataire (spécial).
Le traitement de vos données pour ces finalités est nécessaire à l’exécution du contrat conclu avec vous et / ou pour prendre certaines mesures, à votre demande, nécessaires pour préparer ledit contrat.
Dans le cadre du contrat conclu avec vous ou à la base de nos intérêts légitimes, nous pouvons également traiter les données des autres personnes concernées.
À défaut de nous fournir certaines données à caractère personnel, par exemple vos données d’identification et / ou financières, nécessaires dans le cadre du contrat, nous ne serons pas en mesure de vous contacter et / ou de vous fournir des services.
- La gestion des fournisseurs :
En plus, nous traitons les données à caractère personnel de nos prestataires de services dans le cadre du contrat conclu avec eux ou à la base de nos intérêts légitimes.
- La gestion des candidats à un poste (recrutement):
Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel dans le cadre d’une sollicitation chez PORTELIO ADVOCATEN. C’est possible pour la préparation et / ou l’exécution d’un contrat conclu avec vous, moyennant votre consentement ou dans notre (nos) intérêt(s) légitime(s).
- Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour l’optimisation des services de PORTELIO ADVOCATEN et l’expertise de ses avocats.
- Marketing direct :
Vos données à caractère personnel peuvent être utilisées à des fins de marketing direct. Cela consiste à envoyer des lettres d’information électronique ou d’autres moyens (par ex. médias sociaux) au sujet de notre cabinet d’avocats, de nos services, ou informations (juridiques) ou encore certaines modifications législatives qui peuvent être intéressantes ou utiles pour vous.
Si vous faites partie des clients de notre cabinet, nous nous fondons pour ce faire sur notre (nos) intérêt(s) légitime(s) à entreprendre. Si vous n’êtes pas client de notre cabinet, nous procédons uniquement sur la base de votre consentement. Celui-ci est libre, vous pouvez à tout moment le retirer.
- Le fonctionnement optimal du Site web ;
Des données électroniques peuvent être traitées lorsque vous consultez ou surfez sur le Site web, par exemple des cookies et l’adresse IP (voir article 4.3 ci-dessus). Les cookies facilitent l’interaction entre le visiteur et le Site web. Ils sont utilisés dans le but d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et de collecter des données statistiques auprès des visiteurs du Site web. Les cookies enregistrent vos paramètres personnels et vos préférences ou permettent la lecture d’images et de matériel sonore. Certains cookies peuvent être placés par un tiers, par exemple Google Analytics, dans le but de mesurer l’utilisation d’un site web.
Vous trouverez de plus amples informations sur l’utilisation des cookies dans notre politique d’utilisation des cookies.
- Le transfert à nos avocats, sous-traitants et / ou autres prestataires de services externes et / ou autres parties au contrat de PORTELIO ADVOCATEN pour l’exécution des points précédents.
- Le respect de la législation en vigueur.
Nous devons traiter certaines données conforme la législation applicable à nous-mêmes, à nos avocats et nos activités professionnelles. Ainsi, dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, nous sommes tenus de vérifier l’identité de nos clients. Dans ce contexte, nous traitons vos données (à caractère personnel) comme indiqué à l’article 4 ci-dessus.
5.2. Le traitement de vos données à caractère personnel, sur le Site web ou par le biais de ce dernier, ne fait pas l’objet d’une « décision individuelle automatisée » ou d’un profilage.
6. Qui peut également recevoir et / ou traiter vos données à caractère personnel (en dehors de PORTELIO ADVOCATEN) ?
6.1. Les (catégories d’)entreprises, organismes ou entités suivantes peuvent recevoir et / ou traiter vos données à caractère personnel (en qualité de sous-traitant ou pas, à la demande de PORTELIO ADVOCATEN ou sur instruction de cette dernière) :
- Les associés, les fournisseurs, les sous-traitants, les prestataires de services auxquels PORTELIO ADVOCATEN fait appel et qui reçoivent vos données à caractère personnel et/ou les traitent dans le cadre de nos activités (par ex. notre fournisseur informatique dans le cadre de la gestion, l’entretien, le support et l’hébergement du Site web, l’infrastructure informatique, le contrôle de réseau, des entreprises qui procurent des services de comptabilité, de marketing ou analytiques au PORTELIO ADVOCATEN) ;
- le(s) comptable(s) / expert(s) comptable(s) de PORTELIO ADVOCATEN ;
- le(s) courtier(s) en assurances et / ou assureurs de PORTELIO ADVOCATEN ;
- les avocats individuels (notamment les associés, collaborateurs et stagiaires (et leurs sociétés éventuelles)) de PORTELIO ADVOCATEN ;
- des avocats externes ou remplaçants qui fournissent des services en sous-traitance à PORTELIO ADVOCATEN (et à ses avocats) ou des avocats avec lesquels PORTELIO ADVOCATEN collabore ;
- des huissiers de justice ;
- des traducteurs (assermentés)
- des notaires ;
- des comptables, réviseurs ou experts (judiciaires) ;
- des bâtonniers ;
- la Cellule de traitement des informations financières du SPF ;
- des organismes associés à la profession d’avocat, par exemple l’Ordre des barreaux flamands, les Ordres locaux des avocats, la Conférence du jeune barreau, le bureau d’aide juridique dans le cadre des dossiers pro deo ;
- certains services en ligne tels que la « Digitaal Platform voor de Advocaat » (Plate-forme numérique pour les avocats), e-Deposit (pour le dépôt en ligne de conclusions et de pièces), DPA-Depost, etc. ;
- des médecins et / ou organisations sans but lucratif (par exemple pour les dossiers en responsabilité médicale).
6.2. PORTELIO ADVOCATEN ne peut pas être tenue responsable du traitement de vos données à caractère personnel par des tiers, quand ceux-ci ne traitent pas les données dans la part de PORTELIO ADVOCATEN, mais ils sont eux-mêmes responsables.
6.3. PORTELIO ADVOCATEN peut être obligé de transmettre ou traiter vos données à caractère personnel quand cela s’avère nécessaire pour respecter une obligation légale et/ou à la suite d’une requête des autorités de surveillance ou publiques.
7. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
7.1. Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour atteindre les finalités visées à l’article 5, sauf si la conservation ou le traitement de ces données est régi par des dispositions légales particulières.
7.2. En vertu de l’article 2276bis du Code civil, PORTELIO ADVOCATEN est déchargée de sa responsabilité professionnelle et elle n’est plus responsable de la conservation de pièces cinq ans après la fin de sa tâche. À ce titre, PORTELIO ADVOCATEN doit conserver vos données à caractère personnel pendant au moins cinq ans après la fin de sa tâche.
8. Quels sont vos droits ?
8.1. Vous avez le droit d’être informé des modalités de traitement de vos données à caractère personnel par PORTELIO ADVOCATEN. Elles vous seront communiquées par la présente politique de confidentialité.
8.2. Vous avez le droit de nous demander :
- d’accéder à vos données à caractère personnel.
Vous pouvez obtenir gratuitement une copie des informations demandées. Si vous demandez des copies supplémentaires, PORTELIO ADVOCATEN peut vous demander pour ce faire le paiement de frais administratifs raisonnables.
- de corriger vos données à caractère personnel ;
- de supprimer vos données à caractère personnel si :
o le traitement de ces données n’est plus nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été traitées par PORTELIO ADVOCATEN ;
o vous avez retiré votre consentement ;
o vous vous opposez au traitement ;
o les données à caractère personnel ont été traitées par PORTELIO ADVOCATEN de façon illicite ;
o cela s’avère nécessaire pour respecter une obligation légale ; ou
o les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre d’une offre de services en ligne à des enfants.
Vous n’avez toutefois pas ce droit si le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire :
o pour exercer le droit à la liberté d’expression et d’information ;
o pour respecter une obligation légale de PORTELIO ADVOCATEN, par exemple son obligation de conserver vos dossiers et données pendant cinq ans en vertu de la responsabilité professionnelle des avocats (article 2276bis du Code civil) ;
o pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit (en justice).
- de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
Vous avez le droit à la limitation du traitement si vous :
o contestez la validité des données à caractère personnel dont nous disposons ;
o le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et que vous demandez la limitation de leur utilisation ;
o PORTELIO ADVOCATEN n’a plus besoin de ces données alors que vous en avez encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ; ou
o en attendant de savoir si les motifs légitimes de PORTELIO ADVOCATEN pèsent plus lourd que les vôtres si vous vous êtes opposé au traitement des données en vertu de notre intérêt légitime.
8.3. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez à tout moment vous opposer gratuitement au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Pour le faire savoir, il vous suffit d’envoyer un message à l’adresse info@portelio.be et / ou de vous désinscrire de nos newsletters sur le Site web. Nous ne vous enverrons donc plus de newsletter. Vous avez en outre toujours la possibilité de vous désinscrire dans ces mailings.
8.4. Vous avez le droit à la portabilité de vos données à caractère personnel.
Vous avez le droit de nous demander de transférer les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées à un autre responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez uniquement ce droit lorsque le traitement par PORTELIO ADVOCATEN repose sur votre consentement ou si le traitement est effectué au moyen de procédés automatisés. Vous pouvez ainsi le cas échéant nous demander de remettre directement votre dossier à l’avocat qui succède à PORTELIO ADVOCATEN.
8.5. Si le traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement, vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement.
8.6. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – T : +32(0)2 274 48 00 – E : contact@apd-gba.be).
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez également contacter PORTELIO ADVOCATEN à l’adresse : info@portelio.be.
8.7. L’exercice de vos droits tels que décrits ci-dessus dépend des exigences et conditions définies dans le RGPD.
8.8. Pour exercer les droits susmentionnés, il vous suffit d’adresser une demande à PORTELIO ADVOCATEN à l’adresse info@portelio.be, pour autant que vous vous identifiiez suffisamment.
Lorsque PORTELIO ADVOCATEN a des motifs de douter de votre identité, elle est en droit de vous demander des informations complémentaires nécessaires pour confirmer votre identité. PORTELIO ADVOCATEN peut toujours vous demander une copie de votre carte d’identité afin de vérifier qui soumet effectivement une demande.
9. Quelles sont nos obligations ?
9.1. Nous prenons toutes les mesures de sécurité adéquates afin de protéger vos données à caractère personnel. Il s’agit notamment des mesures nécessaires en matière de contrôle d’accès, de sécurité physique et opérationnelle, notamment du Site web et des serveurs de PORTELIO ADVOCATEN.
9.2. Nous tenons un registre de nos activités de traitement dans lequel nous décrivons également le traitement (ou les catégories de traitement) de vos données à caractère personnel.
9.3. Nous collaborons avec les autorités de protection des données compétentes (à leur demande).
9.4. Si nécessaire et / obligatoire, nous communiquerons immédiatement les incidents de sécurité et les fuites de données (notamment le traitement illicite, la perte, l’indisponibilité, la destruction, l’altération ou la diffusion non autorisées de vos données à caractère personnel) à l’Autorité de protection des données au plus tard dans les 72 heures qui suivent leur constatation.
Si ces violations de vos données à caractère personnel impliquent vraisemblablement un risque élevé pour vos droits et moyennant les conditions définies dans le RGPD, nous vous en informerons également.
Si vous avez connaissance, d’une façon quelconque, de telles violations ou d’une infraction relative aux données à caractère personnel d’autres personnes, n’hésitez pas à contacter PORTELIO ADVOCATEN à l’adresse e-mail info@portelio.be.
Des questions ? N’hésitez pas à nous contacter : info@portelio.be.